Ausgangssituation
Der Spezialmaschinenbauer Steinemann Technology AG  vertreibt weltweit hochwertige Druck- und Holzbearbeitungsmaschinen, die bei den etwa 700 Kunden im Mittelpunkt des Produktionsprozesses stehen. Ein eventueller Ausfall der Maschinen ist deshalb mit einer wesentlichen Störung des Betriebsablaufes verbunden, sodass der Ersatzteilversorgung und dem Service neben der Produktqualität ein hoher Stellenwert zukommt.

Alle Konstruktionszeichnungen, Stücklisten und Informationen zu nachträglichen Umbauten liegen im Werk in Papierform bzw. bei neueren Produkten auch als CAD-Zeichnungen vor. Kundenanfragen zu Ersatzteilen und Verfügbarkeiten werden telefonisch oder per Fax bearbeitet. Die Teileidentifikation erfolgt durch die Mitarbeiter auf Basis der vorliegenden Daten manuell mit anschließender Prüfung der Verfügbarkeit im PPS-System.

Die Ersatzteilversorgung erfolgt weltweit über drei Läger in Kuala Lumpur, St. Gallen und Charlotte, USA. Diese sind untereinander nicht vernetzt, sodass bei Null-Bestand eine telefonische Bestandsprüfung und Auftragsweiterleitung an die anderen Läger erfolgt. Die Folge sind hohe Personalkosten, hohe Sicherheitsbestände in den Lägern und als Kommissionsläger beim Kunden, lange Auftragslaufzeiten sowie Kommunikationsprobleme bei der Teileidentifikation.

Aufgabenstellung
Aufbau eines Internet-basierten Ersatzteil-Vertriebssystems, bei dem der gesamte Prozess von der Teileidentifkation über die Bestandsprüfung (aller Läger) bis zur Warenentnahme und Logistik online erfolgt. Zwischen dem PPS-System und der Online-Anwendung muss ein vollständiger und regelmäßiger Datenaustausch erfolgen.

Lösung
Auf Basis des up2date ServicePortals wird ein virtueller Lagerverbund der drei Läger aufgebaut. Aus dem PPS-System werden über XML-Schnittstellen die erforderlichen Kunden-, Artikelstamm- und Bewegungsdaten und die kundenindividuellen Preisdaten an das up2date ServicePortal übergeben. Umgekehrt erfolgt eine Übergabe der Auftragsdaten an das PPS-System. Zusätzlich werden alle vorhandenen Maschinenzeichnungen erfasst. Zum Aufbau einer eLogistics-Lösung werden bestehende Transportkonditionen in einer Matrix erfasst, um eine automatische Auftragsgenerierung in Abhängigkeit der notwendigen Parameter zu ermöglichen.

Praxis
Seit der Einführung des up2date ServicePortal stehen alle Maschinendaten inklusiv Stücklisten und Zeichnungen online zur Verfügung. Alle Kunden erhalten per Passwort Zugang zu den für Sie nötigen Daten und können online die Verfügbarkeitsprüfung vornehmen. Dabei werden nicht nur aktuelle Bestände sondern auch zukünftige Auftragseingänge und produktionsbedingte Reservierungen berücksichtigt. Sollte ein Teil nicht in dem für den Kunden zuständigen Lager verfügbar sein, erfolgt eine automatische Weiterleitung an ein anderes Lager. Der Ersatzteilvertrieb der Fa. Steinemann  hat Zugriff auf alle Kunden- und Maschinendaten, sodass auch alle offline zu bearbeitenden Aufträge über das up2date ServicePortal abgewickelt werden. Mit der Bestellung werden im PPS-System automatisch alle für die Entnahme, Auslieferung und Abrechnung notwendigen Papiere erzeugt. Im Versand stehen die Auftragsdaten zur Weiterleitung an den Logistikdienstleister zur Verfügung. Nach Herstellung der Versandbereitschaft reicht ein Klick und die Daten werden an das Auftragssystem des Logistikdienstleisters übergeben.

Ergebnis

• Alle notwendigen Daten stehen für alle Prozessbeteiligten in einem zentralen System zur Verfügung (single point of view).
• Kunden können aktiv den gesamten Auftragsprozess anstoßen.
• Interne Abläufe werden auf Basis des neuen Geschäftsmodells reorganisiert; Doppelarbeiten  und Fehler eliminiert.
• Alle Läger werden virtuell zu einem gemeinsamen Lagerbestand zusammengeschlossen; Verfügbarkeiten damit erhöht; Sicherheitsbestände können optimiert werden.
• Die Auftragsdurchlaufzeiten können von durchschnittlich 1 Woche auf unter einen Tag reduziert werden.
• Die Mengenbündelung durch die automatische Auswahl des Logistik-Dienstleisters erlaubt auch hier eine Reduzierung der Auftragszeiten und Kosten.
• Imagegewinn bei Kunden und Interessenten durch den Einsatz modernster Technologie und die Verbesserung der Ersatzteilversorgung und des Kundenservices.